シフト変更のお願い方法とポイント：上司に伝える3つのステップ

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シフト変更のお願い方法とポイント：上司に伝える3つのステップ

シフト制の仕事では、予期せぬ予定が入ったり、体調不良などでシフト変更をお願いすることがあります。しかし、どのように上司に伝えるべきか迷うこともあるでしょう。この記事では、バイトのシフト変更をスムーズに行うための具体的な言い方とそのポイントについて解説します。

シフト変更のお願いの仕方

シフト変更のお願いは、以下の3つのステップに分けて考えるとわかりやすいです。

早めに連絡をする
理由を明確に伝える
代替案を提案する

それぞれのステップについて詳しく見ていきましょう。

1. 早めに連絡をする

予定が突然変わった場合でも、できるだけ早めに上司に連絡をすることが大切です。シフトの調整は時間がかかることもあり、急な変更は周りにも迷惑をかけてしまう可能性があります。したがって、「いつ、どの時間帯のシフトを変更したいのか」を具体的に伝えることが重要です。

連絡手段は、上司や職場のルールに従って選びましょう。対面で伝えられる場合は、忙しくないタイミングで声をかけるようにしましょう。電話やメール、LINEなどで伝える場合は、簡潔に要件をまとめて送りましょう。また、連絡したことを確認するために、既読や返信があるかどうかもチェックしましょう。

2. 理由を明確に伝える

シフト変更の理由をはっきりと伝えることも重要です。ただし、プライベートの詳細すぎる情報は避け、状況を適切に伝える程度に留めることが望ましいです。「急な家庭の事情がありますので、」や「体調を崩してしまい、」などという表現が適切です。

理由は正直に伝えるようにしましょう。嘘やごまかしはすぐにバレて信頼を失うことになります。また、理由が軽微だと感じられる場合は、上司から不満や不信感を持たれる可能性もあります。そのため、シフト変更をお願いする際は、「やむを得ない事情」であることを強調するようにしましょう。

3. 代替案を提案する

可能であれば、自分で代替案を考えて提案することをおすすめします。例えば、「その日のシフトを変更する代わりに、他の日に追加で出勤できます」といった具体的な案を出すと、上司もその提案を受け入れやすくなります。

代替案を提案する際は、自分の都合だけでなく、職場や他のスタッフの状況も考慮するようにしましょう。例えば、「その日は人手が足りなくて困っています」と言われた場合は、「他のスタッフに代わってもらえないか聞いてみます」と返すと良いでしょう。

シフト変更のお願いの例文

以下に、具体的な会話例を示します。対面や電話、メールやLINEなど、連絡手段に応じて参考にしてください。

対面で伝える場合の例文

対面で伝える場合は、忙しくない時間帯を見計らって伝えるようにしましょう。「今、よろしいですか？」「お忙しいところ失礼します」といった、最初の一言を大切にしてください。変更の了承を得たらお礼も忘れずに伝えましょう。

「すみません、（上司の名前）さん。実は来週の火曜日のシフトを変更していただきたいことがありまして。急な家庭の事情で、その日は出勤が難しくなってしまいました。申し訳ありませんが、その代わりに水曜日に追加で出勤することは可能でしょうか？」

電話で伝える場合の例文

電話で伝える場合は、メール連絡が可能な場合、事前に変更内容をメールしておくと良いでしょう。電話して、「バイトの●●ですが、■■さんはお手すきですか？」とシフト作成の担当者につないでもらうようにしましょう。

理由と変更内容を手短かに説明し、メールでも連絡していれば「メールもお送りしましたので、ご確認ください」と伝えましょう。変更の了承を得たらお礼も忘れずに伝えましょう。

「すみません、（上司の名前）さん。バイトの●●ですが、シフト変更の件でお電話させていただきました。実は来週の金曜日のシフトを変更していただきたくて。体調を崩してしまって、医者から安静にするよう言われました。申し訳ありませんが、その代わりに土曜日に追加で出勤することは可能でしょうか？メールもお送りしましたので、ご確認ください。」